远程办公，该如何提升工作/管理效率？

编者按

1月26日，国务院发布通知，春节假期延长三天。

此外，在全国抗击新型肺炎的特殊时期，北、上、广、深等一线城市纷纷进一步延长假期或实行在家办公的措施，以应对长达14天的隔离期。

很多互联网公司已经开始远程办公的尝试。

可是，很多公司企业都缺乏远程工作管理的，这篇文章我们整理了许多管理专家的经验和观点，希望能帮助你了解如何高效管理远程工作。

在家并不等于不工作，远程办公在国外也并不是一件新鲜的事情。

在硅谷，尤其是新一代的科技公司几乎都有远程工作的基因。像维珍集团、37signals和IBM等企业，都采用了远程办公的方式给予员工更多自由，而获得了自由的员工，也在用更好的工作成果回报着这些企业。

或许这次疫情也将成为让中国企业开始尝试办公新形式的契机。

但相信很多管理者缺乏远程工作的经验，如何防止员工“不务正业”是常常被提及的问题之一。

那么今天，我们整理了许多管理专家的经验和观点，希望能帮助你了解如何高效管理远程工作。

01

提升管理效率的办公指南

刘润 润米咨询创始人

在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。

什么叫管理效率下降？

管理效率下降，是因为你见不到一些员工了，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么，遇到什么问题，也没办法及时向你请示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。  

沟通上具体会遇到什么问题？

大家在一起的时候，遇到问题，一抬头就能跟旁观同事说一嘴，需要协助就喊一声，大家可能还会快速地召集开会等等，这些事情在远程办公里都做不到。

尤其是每个人都在自己家里，如果有员工他不工作，你其实也不知道，他是不是因为心情焦虑，刷着疫情新闻无心工作，你也无法知道。

那么如何解决？

这里有一些建议供你参考：

建议一：加强定期沟通。  

远程办公时沟通显得尤其重要，所以一定要加强定期的沟通。

怎么样加强定期沟通呢？

建议大家要开始实行两个制度：  

第一个制度是早会制度；  

第二个制度是晚报告制度。  

这两个制度是远程工作有效率地基本保障。什么意思？

在公司上班的时候，谁准时上班，谁准时下班，就算你不打卡，大家其实也能看得到。

可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。  

即便是远程工作，只不过是工作地点换了，工作时间段其实没有换。

这意思是说，你家里，依然是早上9点到下午6点上班的状态，这时间段不能换，因为大家需要协同。怎么才能保证协同性？

第一点，建立早会制度。

比方说，早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的事情是什么，每个人分别要做什么。

每个人都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……

简单地讲一讲就好，其实最重要的是大家互相提个醒，我们开工了。  

第二点，建立晚报告制度。

早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了管理一个非常重要的依据。

到了晚上，每个人需要通过钉钉或者企业微信，把自己的报告发出来，讲一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一个怎样的结果交付给大家。

所以早会晚报告，这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。

建议二：是把目标拆解为任务。  

这句话意思是说，公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。

因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。

第一，目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。  

举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。

作为项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。

比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。

第二，我要跟我的团队开会，确定节后三个主要提案方向，并由我的团队交付出这三方向的基本设计框架。

你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练一个人的管理能力。  

建议三：公司为大家准备线上协作工具。  

我们今天的沟通工具已经非常多元化。比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但大家办公的时候，往往要基于同一个文件、同一批文件协同，而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。

所以给大家介绍几个工具。  

文档类，推荐类似石墨、Office365等软件

他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。

有时候写一个项目计划或者一篇报告，老板、助理、项目经理、策划员工，大家可能一直站在电脑面前说，这个人说这么改，那个人说那么改，一起把文书改好。

这时候通过石墨或者Office365，大家可以在线共同修改同一篇文章，这个时候就达到了一个协同的目的。  

传输类，我推荐可以用网盘。

比如说，大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘，每天结束的时候，每个人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。

百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。  

02

在家办公，请先铭记以下原则

哈佛商业评论

Do

建立一个日程安排，并坚持不懈;

在每天结束时，专注于你已经完成的工作，以保持干劲；

创建一个专门的工作区，并让你的家人知道，在工作时间，你是不能被打扰的。

Do Not

整天工作，没有规律的休息——你的生产效率会降低，工作动力将减弱；

与世隔绝——加倍努力去与你的同事和同行碰面，并聊聊工作上的事；

忽视定期向同事和老板报道——让你自己变得“可见”，是极重要的，即使你并未身处办公室中。

03

提高在家办公效率的三个诀窍

心理学家Steven Kramer

根据上面提到的几个Do和Do Not，下文将展开说明如何落实到实践上。

1. 坚持规律的日程表。

“无人监督，即使我们中间最自觉的人，也会偷懒。”

建立一个日程表，不仅提供了一天的规划，更能帮助你保持干劲。如你在办公室一样，开启一天的工作。早些起床，穿戴整齐，一旦投入工作，尽量避免网上的诱惑。

然后你需要花费一些时间，来为你的工作时间确定最佳的节奏。接着，按日为基础，对你能完成的工作量，确定有现实性的预期。确定日程表，并坚持不懈。

2. 设定清晰的界限。

当你在家办公时，难免将你的工作掺杂进你的家庭生活。“除非你谨慎的保持界限，否则你将开始感觉你始终处于工作之中，变得无家可归。” 这就是保持二者截然区分的原因所在。

保持界限的一个方法是在你的家里开辟一个独立空间。你也希望保证你的朋友与心爱之人了解到，即使你身在家中，在安排好的工作时间，你是禁止打扰的。

“即使门铃响起，除非我真的在期待有人来访，我会置之不理。”Kramer说这样做，不仅有助于你保持专注，更有助于你在一天工作结束时，更容易的脱离工作模式。

另外，当一天结束时不要担心你的工作会被突然打断，即使你正在一项工作任务中进展正佳。在一项任务上中途暂停，将使你在下一天更容易的进入工作状态。这个诀窍适用于每个人，对在家办公者尤其如此。

“厄内斯特.海明威在一天工作结束时，会尝试在一个段落写到中途时停笔。” Kramer说，“如此一来，当他再次坐下来时，动笔将不再艰难，因为他知道接下来要写些什么。”

3. 进行有规律的休息。

尽快完成工作或许很诱人，尤其当你试图证明你在家也能卓有成效的工作时。但“进行有规律的’脑力休息’是极重要的。多久休息一次是最好的？一家社会媒体公司的研究者追踪了该公司中最有效率的员工的习惯。

他们发现最佳员工往往专注的工作52分钟左右，之后会进行一次17分钟的休息。这些恢复精力的休息无需采取任何特定形式。

“这可以很简单，比如凝视窗外，或阅读报纸，” Hallowell说，任何事情都可以，只要它能给你的大脑一个短暂的休息机会。“大脑如任何其他肌肉一样，需要休息，” Kramer说。“散步、健身、做做拉伸。然后重新投入工作。”

4. 与人保持联系。

长期与世隔绝会导致生产效率的降低，工作动力也会减弱。因此，如果你的工作并不要求每天都与他人会面，你需要付出额外的努力，以保持与他人的联系。因为当回到办公室时，你是否能得到晋升，可见性将是一个重要的因素，因此，尽可能频繁的向你的同事和上司沟通。

分享你在当天所完成的某些工作是至关重要的，不仅有助于你的职业生涯，也有益于你的心理健康。

5. 庆祝你的胜利。

当你独力在家办公时，保持干劲将是困难的，尤其是当四周充满让你分心的事情时，比如朋友圈、微博，堆积如山的待洗衣物，急需整理的壁橱。保持动力的一个聪明的办法是，花费一点时间，来庆祝你在那天所已经能够完成的工作，而不是专注于那些你尚需完成的工作。

你也可以坚持写日记，在日记里，回顾你一天中发生的事情，并记录下你可以从你的待办事项清单中划掉的项目。对你能够完成的工作进行每日提示，将有助于创建一个不断向前的良性循环。

04

管理上：尝试以OKR代替KPI

说到企业管理，你一定会想到KPI，但OKR与KPI有根本上的不同：在员工主动性上，KPI是“老板让我做”，而OKR是“我主动要做”；KPI关注结果，并与薪资挂钩，但员工为了达成目标，可能会作假，而OKR关注过程，即使目标没有全部达成，也不影响薪资。

为什么需要用OKR替换掉原来的KPI（关键绩效指标）绩效考核？

因为绩效考核讲求剔除大脑，只追求效率，隔绝创新。而OKR不是，它是催你搅动脑浆，挤出新创意，以达成业绩指数成长的既定目标。当你无法实时“监控”员工工作进度时，使用这种推动员工不断创新的方式就更为合适。

如果你的企业属于互联网、创新创业，或者是传统行业但是在寻求转型突破，以及有诸多以脑力劳动为主的知识型岗位，那么OKR就比KPI更合适，能够给予员工足够的自主性。

实行OKR时最重要的是什么？

建议你牢记两个字：透明。这也是为什么OKR更适用于远程办公的原因。

像谷歌就有个系统叫easy OKR，谷歌8万员工都在上面发布自己的OKR，人人都可以查阅。

彻底的透明化能给你带来两个好处：一方面，沟通成本被极大地降低了，每个人都很容易知道其他人在做什么；另一方面，大家的目标是一致的，公司的文化认同和信任就更容易自发产生。这一点，通过协同办公平台相信很容易可以实现。

05

写在最后

最后，一点小建议，希望各位企业家牢记关心员工与人文关怀，疫情期间人心惶惶，加之在家办公，员工进入工作状态相对较慢，管理者可以时时鼓励，一起战胜疫情，共度时艰。

祝福每一个人平安健康，饱有勇气应对接下来经济环境的考验，并且拥抱即将到来的春天。